LES DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DANS L'ENTREPRISE

La loi impose aux entreprises de conserver durant quelques temps certains documents. Ces archives peuvent ainsi permettre des produire les pièces nécessaires lors de réclamations, de contrôle d'une administration, ou lors d'un litige avec un client ou un fournisseur. Elles constituent la preuve de ses droits et de ses obligations nécessaires à tout exercice d'activité économique. sp;

Aussi le législateur a décidé pour répondre à ces finalités de mettre en place des délais légaux ou réglementaires afin de déterminer le champ d'application de la conservation. En effet, à l'heure où le papier devient un soucis logistique essentiel dans l'entreprise, et où la mise en place de la signature électronique permet de numériser certains documents, cette étude a pour vocation de déterminer pour chaque catégorie de documents susceptibles de se trouver dans l'entreprise les références légales ou réglementaires permettant de déterminer le délai et son point de départ. 

Avant tout, il est indispensable d'indiquer que les archives doivent être conserver dans la monnaie tenue de la comptabilité, même si cette solution est génératrice de coûts supplémentaires pour l'entreprise. Ensuite il convient de constater que pour certains documents, c'est le délai limite de l'action en justice qui a été pris en compte en absence de stipulations législatives ou réglementaires. C'est pourquoi passé, ces délais, en principe, point besoin de garder ses archives puisqu'il n'existe plus de risque de contentieux. Néanmoins, pour éviter tout risque, il est généralement permis de conserver le document un an de plus que le délai légal afin d'éviter tous quiproquos. 

C'est ainsi , que cette étude s'attache à 6 catégories de documents : les documents comptables, les documents contractuels, les documents de sociétés, les documents fiscaux, les documents sociaux, les autres documents

Pour chaque catégorie de documents, on peut retrouver un tableau récapitulatif visualisé ci-dessous qui référence la nature du document, la forme de conservation, le délai légal de conservation auquel on mentionne le point de départ du délai ainsi que la référence textuelle, législative ou réglementaire, qui y affère.

 

 

NATURE DU DOCUMENT

FORME DE CONSERVATION

DELAI LEGAL OU CONSEILLE

POINT DE DEPART DU DELAI

REFERENCES TEXTUELLES

Pièces constitutives de la société

Certificat de dépôt des fonds lors de la constitution du capital social  

 

Original

30 ans

A compter de la date à laquelle l’acte cesse de produire ses effets : dissolution, cessation des relations contractuelles

Article 2262 du Code civil